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Trabalhar com comunicação é perceber que existe profissional com um talento incrível para gerir, criar e planejar a comunicação das mais distintas empresas, mas que possui uma imensa dificuldade em gerir sua própria comunicação.

Você já participou de uma reunião e teve a sensação de que não precisava estar ali, ou ainda recebeu um e-mail com informações responsáveis por te fazer querer repensar sua carreira?

Muitas reuniões são marcadas com pautas bem pensadas e com pessoas articuladas propondo a discussão de assuntos relevantes, contudo, tem participantes ali sem nada a contribuir e o que pode ser pior, sem inteligência emocional para receber determinadas informações.

É necessário que exista bastante cuidado com o disparo de e-mail tanto para convocação de reunião como para notificar algo, por isso é de suma importância planejar quem irá participar e quais serão os impactos que as comunicações irão trazer para equipe ena negociação com clientes.

O Guia PMBOK® e a Gestão da Comunicação

Conforme o Guia PMBOK®, o planejamento do gerenciamento das comunicações engloba três processos: planejar, controlar e gerenciar eles são responsáveis por determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir a melhor abordagem de comunicação, abordagem essa que diz respeito desde os meios, até o momento certo para que cada informação seja repassada, pensada e compartilhada.

Uma ferramenta que pode e deve ser usada é a 5w2h.

Para tanto o gestor de projetos, que nesse caso somos nós, os profissionais responsáveis pelos projetos de comunicação, precisa então conseguir conectar as partes interessadas (conforme discutido no texto anterior) responder as suas necessidades de informação visto que essas já foram identificadas. Além disso, toda ação deve inspirar confiança e fomentar o entusiasmo pelo projeto com o objetivo de despertar o trabalho colaborativo na equipe.

Essas medidas tornam possível alinhar se determinada informação será repassada a equipe por meio de um comunicado onde prevalece a linguagem e comunicação escrita. Ou uma convocação quando um gestor fala aos demais numa linguagem verbal e não verbal pautada na comunicação unilateral.

Espera-se com essa postura alcançar rapidez nas tomadas de decisão, para garantir que a informação para pessoa certa seja eficaz no momento oportuno.Vamos aos exemplos.

Numa reunião para apresentar uma proposta comercial para o seu cliente saiba quem poderá participar, trabalhe sua precificação de forma clara e comunique sem medir pelo seu bolso. Costuma ser comum pessoal da criação sem experiência com área comercial interferirem nesse processo, isso precisa ser evitado.

Existem profissionais de comunicação que não falam por telefone os valores que cobram por um projeto, não repassam e-mail com tabela e sempre pressionam para conseguirem uma reunião para apresentar proposta. Estes correm sérios riscos de perderem excelentes clientes.

Outro exemplo, esse mais voltado para comunicação interna, é a mudança de algum procedimento, os profissionais de comunicação como dito anteriormente têm talento de sobra para identificar público alvo dos seus clientes, criar as melhores peças e desenvolver extraordinários conceitos de marcas. Mas esbarram em questões fundamentais para o sucesso do projeto como: comunicar algo para equipe, conseguir documentar, gerir mudanças, tomar decisão, delegar atividades.

Todas essas competências supracitadas fazem parte do perfil de um profissional que busca maturidade como líder e tem visão clara do seu negócio com foco na gestão da comunicação eficaz.

Pensa comigo: a equipe trabalhando em um projeto e no meio dele o cliente resolveu mudar todo conceito da campanha. Aqui vale lembrar que somos seres humanos dotados de sentimentos e, portanto temos apreço pelo trabalho que começamos e queremos terminar dentro do que foi planejado, mas se o cliente, “parte interessada”, solicita mudança, não cabe à vontade individual e sim percepção do trabalho em equipe para direcionar o trabalho para o caminho solicitado.

Quando o projeto foi iniciado com uma comunicação clara a equipe já sabe que situações como essa podem acontecer, pois faz parte do acordo com o cliente, (se for o caso), ação preventiva da comunicação.

Suponhamos que houve falha nesse início, o gestor precisa conhecer sua equipe e comunicar de forma correta as mudanças, identificar o formador de opinião, cuidar para que não ocorra à famosa “rádio peão” e informações importantes vazem de forma errada.

Comunicar de forma responsável é a base para cumprir as metas de um projeto e alcançar sucesso na sua entrega. Em meu próximo texto o assunto abordado será sobre a gestão de riscos.

Até lá!

 

Por Tércia Duarte

 

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