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Conforme combinado no último texto, segue a continuação do aprendizado da gestão de projetos para contribuição do crescimento do profissional de comunicação.

Falamos então sobre escopo, isto é, exatamente o que se pretende ou espera de um projeto. É preciso reforçar, contudo, as diferenças entre escopo do produto e escopo do projeto. O primeiro diz respeito ao que será feito e o segundo indica as diretrizes de como será feito.

Por exemplo: O profissional recebe a demanda de realizar uma campanha soft sell para uma empresa de sabonete. Todos os detalhes referentes à campanha fazem parte do escopo do produto “campanha”, mas todo o esforço e ações que serão realizados para conceber a campanha faz parte do escopo do projeto.

Portanto: formato da campanha, meios de comunicação que será veiculada entre outros detalhes formam o escopo do produto. Quanto tempo ela levará para ficar pronta e sua execução, quantos profissionais serão envolvidos e ainda quanto irá custar para ser desenvolvida representam o escopo do projeto.

Integrar como o nome explicita é propiciar o trabalho integrado de pessoas diferentes em momentos distintos, mas com um só objetivo ainda que momentâneo.

Conseguir gerir a integração de profissionais, demandas, prioridades e também dos recursos é essencial para o sucesso de todo projeto, para tanto é preciso ter além de conhecimento técnico uma dose entorpecedora de inteligência emocional.

E por essa razão é imprescindível à abordagem sobre a gestão da integração, esta que de acordo com o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) estuda seis processos responsáveis pela condução do entendimento das partes envolvidas.

Os processos da gestão da integração e sua aplicabilidade nos projetos de comunicação

O primeiro processo está baseado em desenvolver o termo de abertura do projeto, isto é, documentar tudo que será efetuado neste, quando pensando no campo dos projetos de comunicação é o mesmo que formalizar e documentar os serviços contratados.

Este processo se faz necessário também por definir os requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades do cliente, por exemplo: de forma mais genérica, uma campanha que precisa ser desenvolvida para um site de plataforma responsiva, ou pode ser ainda mais específico constando exatamente o que tem maior relevância e merece mais dispêndio de atenção.

Pode acontecer dos mais entusiasmados pensarem: “o briefing bem feito resolveria tudo isso”. Todavia, os processos em conjunto com suas ferramentas tornam as demandas mais palpáveis e fáceis de gerenciar. A gestão da integração quando bem realizada enriquece o briefing.

Outro dado importante é a data de início do projeto e suas dependências: quando está documentado o dia correto de começar a desenvolver um determinado trabalho é mais fácil conseguir a adequação da equipe para isso, bem como, por exemplo, solicitar uma possível nova contratação.

Pensa comigo! Uma agência fecha com um cliente que solicita uma campanha que será veiculada também na China, é de suma importância ter na equipe um profissional que entenda da cultura do país, bem como compreenda o mínimo de mandarim.

A necessidade da espera de encontrar alguém qualificado para essa função traz impactos diretos na data de início da execução do projeto e, portanto, representa uma dependência para que as demais ações possam continuar. Assim, o redator depende do aval bem como o diretor de arte para começarem a produzir dentro do que foi proposto e acordado.

Gerenciar a integração dessas partes possibilita um trabalho colaborativo. O projeto precisa ainda apresentar uma justificativa, dessa forma todos os envolvidos entendem o propósito final deste. Logo, desenvolver, escrever e repassar para equipe os motivos que justificam a execução do projeto contribui para integração natural da sua realização.

Isso somado resulta no segundo processo: o desenvolvimento do plano de gerenciamento, o responsável por determinar os objetivos e a forma de atingi-los; focar em eliminar ou reduzir incerteza; buscar o aperfeiçoamento e a eficiência.

Planejar os trabalhos com esse embasamento respalda então a coordenação dos planos auxiliares, que podem ser desde uma contratação de modelos para uma determinada campanha até a compra de um novo equipamento para atender a demanda do projeto.

O terceiro processo consiste em orientar e gerenciar o trabalho do projeto: isto é o mesmo de colocar em prática o trabalho definido no plano de projeto com o intuito de atingir os objetivos. Suponhamos um contrato acordado para a entrega de três peças para redes sociais por dia durante um mês, esse processo da integração mostra os melhores caminhos a serem percorridos para que seja possível cumprir o que foi proposto.

O quarto processo é basicamente monitorar e controlar o trabalho do projeto: acompanhar o progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano.  Ainda no exemplo acima, esse momento é quando os profissionais conseguem mostrar as razões dos possíveis atrasos e, portanto, antecipar mudanças e correção de falhas que podem impactar nas datas do cronograma ou na entrega da peça dentro dos parâmetros solicitados pelo cliente.

O quinto processo é responsável por realizar o controle integrado de mudanças: revisar as solicitações de mudança, definir a aprovação e gerenciamento de possíveis mudanças percebidas no processo anterior. Quando não há gestão da integração por parte dos profissionais de comunicação o resultado pode ser desastroso, visto que as alterações precisam ser compreendidas por toda a equipe executora de um projeto. Mas é comum apenas uma parte negociar a mudança com o cliente ou ainda perceber a necessidade no desenrolar do projeto e, por não dominar as técnicas da gestão da integração, ou até mesmo por desconhecer os impactos negativos da falta desta, tomar atitudes isoladas sem considerar como isso irá atingir o trabalho dos demais.

O sexto e último processo da gestão da integração é encerrar o projeto ou fase, sendo necessário então, finalizar todas as atividades de gerenciamento do projeto para terminar formalmente os trabalhos.

Quando um trabalho de comunicação é planejado, desenvolvido e executado sem a percepção da necessidade da gestão da integração, é recorrente desde problemas envolvendo pagamento de fornecedores até o entendimento da concepção do mote de uma campanha.

Realizar trabalhos e prestar serviços pautados nos ensinamentos da gestão de projetos “otimizam” os resultados, refletem maior credibilidade no mercado internacional e também contribui para a melhoria do mercado, visto que a ferramenta da opinião especializada é uma constante para quem opta por essa forma de trabalho.

Os departamentos que não estão diretamente ligados à produção de um determinado projeto precisam passar pela integração para que exista então a garantia de sucesso. Isso significa que, tanto o trabalho criativo como o operacional estão presentes no cotidiano do profissional de comunicação e este precisa ser respaldado pela integração adequada dos parceiros, fornecedores, clientes e colaboradores.

No próximo texto vamos aprender sobre a gestão das partes interessadas ou stakeholders.

Até a próxima!

Por: Tércia Duarte

 

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